Das Wichtigste im Überblick:
- Seit dem 17. Oktober 2024 ist die rein virtuelle Eigentümerversammlung in Deutschland gesetzlich geregelt – Grundlage ist § 23 Abs. 1a WEG.
- Eine vollständig digitale Versammlung setzt einen Beschluss mit Dreiviertelmehrheit voraus, der auf maximal drei Jahre begrenzt ist.
- Bis einschließlich 2028 gilt eine Übergangsregelung: Mindestens einmal jährlich muss eine Präsenzversammlung stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten.
- Technisch verlangt das Gesetz keine bestimmte Plattform, aber eine Zwei-Wege-Kommunikation in Echtzeit mit stabiler Audio- und Videoverbindung ist zwingend.
- Protokollpflicht, Abstimmungstransparenz und formgerechte Einberufung gelten für virtuelle Versammlungen genauso wie für Präsenzversammlungen.
Mit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) im Jahr 2020 hat sich für Wohnungseigentümer in Deutschland ein bedeutender rechtlicher Wandel vollzogen: Nachdem das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) im Jahr 2020 die hybride Teilnahme per elektronischer Kommunikation ermöglicht hatte, ist mittlerweile auch die rein virtuelle Eigentümerversammlung als anerkannte Form der gemeinschaftlichen Willensbildung gesetzlich geregelt. Was zuvor allenfalls als Notlösung galt, entwickelt sich zunehmend zu einem festen Bestandteil der Verwaltungspraxis in Eigentümergemeinschaften. Das gilt besonders für Ballungsräume wie Berlin, wo die Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft teils aus unterschiedlichen Städten oder Ländern an Versammlungen und Abstimmungen teilnehmen müssen.
Für Wohnungseigentümer und Kapitalanleger gewinnt die digitale Versammlung zunehmend an Bedeutung. Die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Teilnahme erleichtert die Beteiligung an Eigentümerversammlungen spürbar, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden und auch die organisatorische Umsetzung den rechtlichen Anforderungen entspricht.
Rechtliche Grundlage: Was die WEG-Reform zur virtuellen Eigentümerversammlung regelt
Die maßgebliche Rechtsgrundlage ist § 23 WEG, der die Möglichkeit einer Versammlung vorsieht, an der Wohnungseigentümer im Wege elektronischer Kommunikation teilnehmen können. Das WEMoG, in Kraft getreten am 1. Dezember 2020, hat das WEG in wesentlichen Teilen modernisiert und dabei erstmals die Teilnahme an Eigentümerversammlungen im Wege elektronischer Kommunikation in § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG gesetzlich verankert (hybride Versammlung). Die rein virtuelle Eigentümerversammlung ohne physischen Versammlungsort ist indes erst seit der Einführung von § 23 Abs. 1a WEG am 17. Oktober 2024 zulässig.
Gesetzliche Zulässigkeit und Beschluss der Eigentümer
Die vollständig digitale Durchführung einer Eigentümerversammlung ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft und kann nicht einseitig durch den Verwalter angeordnet werden.
Die Zulässigkeit einer rein virtuellen Eigentümerversammlung nach § 23 Abs. 1a WEG setzt Folgendes voraus:
- Mehrheitsbeschluss der Eigentümer: Eine qualifizierte Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen muss sich für die vollständig virtuelle Durchführung aussprechen.
- Zeitliche Befristung: Der Beschluss darf für höchstens drei Jahre gefasst werden. Nach Ablauf dieser Frist muss die Eigentümergemeinschaft erneut mit einer Dreiviertelmehrheit für die vollständig virtuelle Durchführung der Eigentümerversammlung stimmen.
- Keine Einschränkung bei der Rechteausübung: Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Jeder Eigentümer muss ungehindert sein Rede- und Fragerecht in Anspruch nehmen, Anträge stellen und rechtssicher abstimmen können.
Im Hinblick auf die praktische Umsetzung schreibt das Gesetz keine bestimmte Technik vor, sondern verlangt lediglich die Vergleichbarkeit mit einer Präsenzversammlung. Um diese sicherzustellen, empfiehlt sich eine Zwei-Wege-Kommunikation in Echtzeit mit stabiler Audio- und Videoverbindung. Ein reiner Text-Chat oder eine Telefonkonferenz dürften den Anforderungen kaum genügen.
Unabhängig von den rechtlichen Zulässigkeitsvoraussetzungen und den praktischen Anforderungen gilt eine Übergangsregelung: Fassen die Wohnungseigentümer vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG, muss gemäß § 48 Abs. 6 WEG bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden. Auf diese Präsenzversammlung können die Wohnungseigentümer nur durch einen einstimmigen Beschluss verzichten. Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt allerdings weder zur Nichtigkeit noch zur Anfechtbarkeit der in einer virtuellen Versammlung gefassten Beschlüsse.
Wird eine Eigentümerversammlung ohne Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen abgehalten, entsteht ein erhebliches Risiko für die dort gefassten Beschlüsse, denn diese gelten als fehlerhaft und können erfolgreich angefochten werden. Bei Nichtvorliegen der Voraussetzungen einer vollständig virtuellen Eigentümerversammlung ist die hybride Form nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG mit einem physischen Versammlungsort und optionaler digitaler Zuschaltung die rechtssichere Alternative.
Beschlusskompetenz und Grenzen der digitalen Eigentümerversammlung
Grundsätzlich ist die Beschlusskompetenz der Eigentümerversammlung im Fall der virtuellen Durchführung dieselbe wie bei einer Präsenzversammlung, sofern der zugrundeliegende Beschluss gemäß § 23 Abs. 1a WEG wirksam mit einer Dreiviertelmehrheit gefasst und die Versammlung ordnungsgemäß einberufen wurde. Eigentümergemeinschaften können im digitalen Format somit eine Vielzahl von Verwaltungsentscheidungen wirksam treffen, darunter die Genehmigung von Wirtschaftsplänen, die Bestellung oder Abberufung des Verwalters, die Wahl des Verwaltungsbeirats oder die Verwendung der Instandhaltungsrücklage.
Ausgenommen von der rein virtuellen Form ist der zugrundeliegende Beschluss gemäß § 23 Abs. 1a WEG. Die ursprüngliche Beschlussfassung darüber, dass die Eigentümergemeinschaft sich vollständig virtuell versammeln darf, muss also im Rahmen einer Präsenzversammlung bzw. einer hybriden Versammlung nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG oder durch einen Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG erfolgen. Zudem muss nach § 48 Abs. 6 WEG bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden, sofern der Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG vor dem 1. Januar 2028 gefasst wurde und die Wohnungseigentümer darauf nicht durch einstimmigen Beschluss verzichtet haben. Ein Verstoß hat auf die Wirksamkeit der virtuell gefassten Beschlüsse keinen Einfluss.
Einberufung und Organisation einer virtuellen Eigentümerversammlung
Die sorgfältige Vorbereitung und formgerechte Einberufung bilden das organisatorische Fundament jeder rechtssicheren virtuellen Eigentümerversammlung. Die Einberufung obliegt dem Verwalter der Eigentümergemeinschaft, der dabei dieselben Formvorschriften einhalten muss, die auch für Präsenzversammlungen gelten, ergänzt um die besonderen technischen Anforderungen der digitalen Durchführung. Die Einberufungsfrist soll – sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt – mindestens drei Wochen betragen. Sie muss zudem in Textform erfolgen, sodass auch eine Übermittlung per E-Mail zulässig ist. Außerdem muss der Gegenstand der Beschlussfassung in der Einberufung bezeichnet werden (§ 23 Abs. 2 WEG).
Eine lückenhafte Einberufung, etwa durch fehlende Zugangsdaten oder eine unvollständige Tagesordnung, kann im Nachgang als Anfechtungsgrund geltend gemacht werden. Daher lohnt sich eine strukturierte Vorabprüfung aller formalen Anforderungen.
Durchführung einer virtuellen Eigentümerversammlung – Ablauf und technische Anforderungen
In der Praxis folgt eine virtuelle Eigentümerversammlung einem strukturierten Ablauf, der dem einer Präsenzversammlung weitgehend entspricht. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass Teilnahme, Kommunikation und Abstimmung vollständig über digitale Kanäle erfolgen. Zu Beginn steht die Identifikation der Versammlungsteilnehmer: Der Verwalter bzw. Versammlungsleiter muss sicherstellen, dass ausschließlich berechtigte Eigentümer oder deren Bevollmächtigte Zugang erhalten. Dies erfolgt in der Regel über individuelle Zugangsdaten oder eine Verifizierung per Name und Zuordnung zur jeweiligen Einheit.
Diese Aspekte kennzeichnen eine ordnungsgemäß ablaufende virtuelle Eigentümerversammlung:
- Eröffnung durch den Versammlungsleiter: Die Versammlung wird formell eröffnet und die Teilnahmeberechtigung der Anwesenden festgestellt.
- Wortmeldungen und Redebeiträge: Jeder Teilnehmer kann über die angebotenen Kanäle der Plattform das Wort ergreifen.
- Verfolgbarkeit in Echtzeit: Sämtliche Redebeiträge sind für alle Eigentümer zeitgleich hörbar und nachvollziehbar.
- Durchführung der Abstimmung: Abstimmungen werden in transparenter und nachvollziehbarer Weise abgehalten.
- Übertragungsqualität: Die technische Übertragungsqualität wird während der gesamten Versammlung kontinuierlich überwacht.
- Notfallverfahren bei Störungen: Für technische Unterbrechungen besteht ein klares Verfahren, etwa durch Neueinwahl oder kurze Unterbrechung der Versammlung.
Technisch muss die gewählte Plattform eine stabile Bild- und Tonübertragung in Echtzeit gewährleisten. Übertragungsausfälle oder Tonprobleme, die einzelne Eigentümer von der Teilnahme ausschließen, können die Ordnungsmäßigkeit der Versammlung gefährden. Der Verwalter bzw. Versammlungsleiter sollte daher die Funktionsfähigkeit der Übertragung vor Beginn der Versammlung mittels eines Technikchecks überprüfen.
Technische Mindestanforderungen und Plattformwahl
Die Auswahl einer geeigneten Plattform gehört zu den zentralen Weichenstellungen bei der Vorbereitung einer virtuellen Eigentümerversammlung. Nicht jedes Videokonferenzwerkzeug erfüllt die Anforderungen, die für eine rechtssichere Durchführung nach dem WEG notwendig sind. Bei der Auswahl der Plattform sind insbesondere die folgenden technischen Kriterien entscheidend:
- Stabile Echtzeit-Übertragung: Bild und Ton müssen für alle Eigentümer gleichzeitig und ohne wesentliche Verzögerung verfügbar sein.
- Teilnehmeridentifikation: Die Plattform muss eine eindeutige Zuordnung der eingewählten Personen zu den jeweiligen Eigentumseinheiten ermöglichen, etwa durch namentliche Anzeige oder individuelle Zugangskennung.
- Datenschutzkonforme Verarbeitung: Die Plattform muss die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen. Insbesondere dürfen personenbezogene Daten nicht ohne ausreichende Schutzmaßnahmen auf Servern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet werden.
- Integrierte Abstimmungsfunktion: Für eine transparente Beschlussfassung ist eine Funktion zur strukturierten Stimmabgabe erforderlich, bei der Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Steuerung der Wortmeldungen: Ein Mechanismus zur geordneten Vergabe des Rederechts verhindert technisches Chaos bei größeren Eigentümergemeinschaften.
- Ausfallsicherheit: Für den Fall technischer Störungen sollte ein definiertes Notfallverfahren vorgesehen sein.
Die Wahl der Plattform sollte stets mit den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Eigentümergemeinschaft abgestimmt werden. Relevante Faktoren sind insbesondere die Größe der Eigentümergemeinschaft, die technische Kompetenz der Eigentümer und die Komplexität der Tagesordnung.
Abstimmung und Beschlussfassung während der virtuellen Eigentümerversammlung
Die ordnungsgemäße Durchführung der Beschlussfassung erfolgt zwar weitestgehend analog zur Präsenzversammlung, ist aber dennoch einer der kritischsten Schritte im Ablauf einer virtuellen Eigentümerversammlung. Das Abstimmungsverfahren muss transparent, nachvollziehbar und für alle Eigentümer in Echtzeit verfolgbar sein. Unklarheiten bei einer Abstimmung führen im Nachgang häufig zu Anfechtungen, weshalb eine sorgfältige Vorbereitung des Abstimmungsprozesses entscheidend ist.
Die praktische Durchführung einer Beschlussfassung in einer virtuellen Eigentümerversammlung umfasst in der Regel folgende Einzelschritte:
- Ankündigung des Abstimmungspunkts: Der Verwalter bzw. Versammlungsleiter benennt den konkreten Beschlussantrag und erläutert das Abstimmungsverfahren.
- Nachweis einer Vollmachtserteilung: Im Fall der Stimmenabgabe durch einen bevollmächtigten Vertreter muss dieser seine Vollmacht vorab oder zu Beginn der Versammlung nachweisen. Daher sollte die genutzte Plattform die Zuordnung von Stimmrechten auf Bevollmächtigte unterstützen.
- Durchführung der Abstimmung: Jeder stimmberechtigte Eigentümer gibt seine Stimme über die dafür vorgesehene Funktion der Plattform ab. Es muss also eine Wahlmöglichkeit zwischen Ja, Nein oder Enthaltung gegeben sein.
- Nachweis der Stimmabgabe: Die Plattform weist die abgegebenen Stimmen unverzüglich und eindeutig zu. Eine automatische Protokollierung der Abstimmungsergebnisse ist empfehlenswert.
- Ergebnisfeststellung: Der Verwalter bzw. Versammlungsleiter stellt das Ergebnis der Beschlussfassung unmittelbar nach der Abstimmung fest und verliest es für alle Versammlungsteilnehmer.
- Dokumentation im laufenden Protokoll: Jedes Abstimmungsergebnis wird zeitnah schriftlich festgehalten, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Protokoll und Dokumentation einer virtuellen Eigentümerversammlung
Nach Abschluss einer virtuellen Eigentümerversammlung beginnt die rechtlich ebenso bedeutsame Phase der Nachbereitung. Die Pflicht zur Anfertigung einer Niederschrift über die gefassten Beschlüsse (§ 24 Abs. 6 WEG) gilt für virtuelle Versammlungen uneingeschränkt, und zwar in derselben Form wie bei Präsenzversammlungen. Die Niederschrift ist unverzüglich anzufertigen und vom Vorsitzenden der Versammlung, einem Wohnungseigentümer und – sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – von dessen Vorsitzenden oder dessen Vertreter zu unterschreiben. Sie sollte alle Beschlüsse mit ihrem genauen Wortlaut sowie das jeweilige Abstimmungsergebnis dokumentieren.
Empfehlenswert ist außerdem, Ausfälle zu protokollieren, die einzelne Eigentümer ganz oder vorübergehend von der Teilnahme ausgeschlossen haben könnten. Eine zeitnahe Erstellung und Zustellung des Protokolls an alle Eigentümer ist entscheidend, damit den Eigentümern innerhalb der einmonatigen Anfechtungsfrist (§ 45 WEG) ausreichend Zeit zur Prüfung bleibt, und um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Verwalter bzw. Versammlungsleiter, die diese Punkte konsequent beachten, reduzieren das Risiko erfolgreicher Beschlussanfechtungen erheblich.
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Fazit: Die virtuelle Eigentümerversammlung ist zeitgemäß und bietet Flexibilität
Die rein virtuelle Eigentümerversammlung hat sich seit ihrer gesetzlichen Zulassung im Oktober 2024 als ernstzunehmende Alternative zur klassischen Präsenzversammlung etabliert. Für Eigentümergemeinschaften in einer Metropolregion wie Berlin, deren Mitglieder oft über verschiedene Wohn- und Arbeitsorte verteilt sind, bietet das digitale Format echte Vorteile: höhere Beteiligungsquoten, geringerer Reiseaufwand und größere organisatorische Flexibilität. Gleichzeitig zeigen die Erfahrungen aus der Praxis, dass die rechtssichere Umsetzung ein hohes Maß an Sorgfalt und gewissenhafter Vorbereitung erfordert.
Immobilieninvestoren und Kapitalanleger, die Eigentumswohnungen in Berlin halten, profitieren von dieser Entwicklung besonders, da ortsunabhängige Mitsprache die aktive Verwaltungsbeteiligung erleichtert. Wer die beschriebenen organisatorischen und rechtlichen Zusammenhänge kennt, ist gut aufgestellt, um die Möglichkeiten der virtuellen Eigentümerversammlung verantwortungsvoll und rechtssicher zu nutzen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Ab wann ist eine rein virtuelle Eigentümerversammlung in Deutschland zulässig?
Die vollständig virtuelle Eigentümerversammlung ohne physischen Versammlungsort ist seit dem 17. Oktober 2024 gesetzlich zulässig. Grundlage ist § 23 Abs. 1a WEG, der mit einer Gesetzesänderung eingeführt wurde. Zuvor war lediglich die hybride Teilnahme per elektronischer Kommunikation möglich, bei der ein physischer Versammlungsort weiterhin erforderlich war.
Welche Mehrheit ist erforderlich, damit eine Eigentümergemeinschaft vollständig virtuell tagen darf?
Für den Beschluss zur vollständig virtuellen Durchführung ist eine qualifizierte Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich. Der Beschluss ist zudem auf maximal drei Jahre befristet, danach muss die Eigentümergemeinschaft erneut mit dieser Mehrheit abstimmen. Der ursprüngliche Beschluss selbst darf nicht virtuell, sondern nur in einer Präsenz- oder hybriden Versammlung bzw. per Umlaufbeschluss gefasst werden.
Was passiert, wenn eine virtuelle Eigentümerversammlung ohne die gesetzlichen Voraussetzungen abgehalten wird?
Fehlt die gesetzliche Grundlage – etwa weil kein wirksamer Dreiviertelmehrheitsbeschluss nach § 23 Abs. 1a WEG vorliegt – gelten die dort gefassten Beschlüsse als fehlerhaft und können erfolgreich angefochten werden. Als rechtssichere Alternative bietet sich in diesem Fall die hybride Versammlungsform nach § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG an, bei der ein physischer Versammlungsort mit optionaler digitaler Zuschaltung kombiniert wird.
Welche technischen Mindestanforderungen muss eine Plattform für die virtuelle Eigentümerversammlung erfüllen?
Die gewählte Plattform muss eine stabile Echtzeit-Übertragung von Bild und Ton für alle Teilnehmer gewährleisten. Darüber hinaus sind eine eindeutige Teilnehmeridentifikation, eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung, eine integrierte Abstimmungsfunktion mit nachvollziehbarer Dokumentation sowie ein geregelter Mechanismus zur Vergabe von Wortmeldungen erforderlich. Für technische Störungen sollte ein definiertes Notfallverfahren vorhanden sein. Ein reiner Text-Chat oder eine einfache Telefonkonferenz dürften diesen Anforderungen nicht genügen.
Gilt die Protokollpflicht auch für virtuelle Eigentümerversammlungen?
Ja, die Pflicht zur Anfertigung einer Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG gilt für virtuelle Versammlungen in vollem Umfang und in derselben Form wie für Präsenzversammlungen. Das Protokoll muss alle Beschlüsse mit ihrem genauen Wortlaut und den jeweiligen Abstimmungsergebnissen enthalten. Es ist unverzüglich zu erstellen und von den gesetzlich vorgesehenen Personen zu unterschreiben. Empfehlenswert ist zudem, etwaige technische Ausfälle zu dokumentieren, die einzelne Eigentümer vorübergehend von der Teilnahme ausgeschlossen haben könnten.
Was besagt die Übergangsregelung zur Präsenzpflicht bis 2028?
Wird ein Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG vor dem 1. Januar 2028 gefasst, verpflichtet § 48 Abs. 6 WEG die Eigentümergemeinschaft dazu, bis einschließlich 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung abzuhalten. Auf diese Pflicht können die Wohnungseigentümer nur durch einen einstimmigen Beschluss verzichten. Ein Verstoß gegen diese Übergangsregelung berührt jedoch weder die Wirksamkeit noch die Anfechtbarkeit der in virtuellen Versammlungen gefassten Beschlüsse.
